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如何做好时间管理
西安口才培训_十三年专业口才培训经验 / 西安口才培训_十三年专业口才培训经验 / 2024-06-06 07:34 / 阅读33次
 

 世界著名发明家爱迪生说:“人生太短,要干的事太多,我要争分夺秒。”他的一生中,光重要的发明专利就有2000多项,后被传媒授予“门洛帕克的奇才”称号!

 

很多知名企业家也都是"争分夺秒"的高手,他们对于时间管理自有一套。

 

苹果创始人乔布斯的时间法宝之一是“缩减工作事项”。他在第二次回归到苹果公司时,致力于解决当下苹果的困局手段之一,就是把工作事项减少到最精——挑出重中之重的事情去做。

 

一天只有24小时,究竟怎样才能把时间管理好?日本行为心理学研究者池田贵将在《高效24小时:工作生活平衡的时间管理》一书中提出“所谓时间管理,就是‘设计未来’。”

 

终其究竟,我们那么热衷于有效利用时间、管理时间都是为了这一生能幸福快乐地生活,更有掌控性。要想掌控自己的生命时间,可以从以下三方面安排和管理时间,成为掌控自己未来的智者。

 

一、了解自己的时间

 

现代管理学之父彼得·德鲁克:“要知晓你的时间”。

 

当代人对时间管理的误区之一,是想把所有时间都用起来。什么碎片化时间、休息间隙等,恨不得自己的每一分钟都能挤出“钱”。实际上呢,很多时间都在这样的忙碌中浪费掉了。

 

培根说:“善于选择要点就意味着节约时间,而不得要领的瞎忙,却等于乱放空炮。”

 

管理时间的第一要义是要对自己的时间有清醒的认知。用池田贵将先生的话说,要将时间可视化。因为只有当你知道自己的一天时间是如何被消耗掉的时候,你才会知道怎么合理安排时间。

 

具体将时间可视化的方法有三条:

 

第一条:记录24小时的真实消耗

 

记录时间的好处是可以了解自己的时间都去哪里了,才能知道哪些时间是必要的,哪些时间被浪费掉了。但是记录强调“真实”,因为人们容易给自己贴“好”标签,不记录会自动忽略时间被浪费的真相。

 

比如你在早上8点到了公司,可是真正开始工作的时间可能在9点,那就说明中间1个小时可能被浪费了,具体浪费在哪里,可以用流水账的方式记录下来,包括烧开水、洗杯子的时间都要记录在本,再加以判断这样的时间是否可以节省或管理利用。

 

除此之外,还有吃饭的时间、闲聊的时间、或是打游戏、逛街等等所花费的时间。这些通常都被我们的潜意识认为是未产出效能的时间,有时会自动忽略它们的存在。

 

把它们都一一记下来的好处是:可以让我们知道时间的去向,了解自己使用时间的习惯,也能预判自己做某个事项所需要的大致时间,有助于我们更加合理地安排和掌控时间。

 

第二条:给时间贴标签,量化时间

 

通常来讲时间可以分为三类:

 

一类是必需时间,比如睡觉、吃饭这些是生活中必不可少的时间;
二类是被动时间,观看视频、社交、打游戏等,在不知不觉中就将时间消耗了;
三类是主动时间,兴趣、学习、在健身房锻炼等,是为了精进自己而主动花费的时间。


给时间分好类以后,就需要学会计算时间。这里的计算也要分为三方面:生活、工作和私人。

 

为什么生活和私人单独分为两类,从家庭结构上来说,若是已经组建家庭的人,除了每日的工作时间外,势必要有一部分时间分配给家庭,再之后才是私人时间。

 

分好类的时间可以按照生活中的实际所需来计算一天的时间安排,比如除去睡眠的6小时、吃饭的3小时、工作8小时,陪伴家人的1小时,留给自己的时间就只有6小时。

 

完全属于自己的6小时你是如何度过的呢?之前记录时间去处就用上了。你会发现原来看一本200页的小说不是花费2小时,而是4小时;拖个地不是10分钟就能搞定,可能要半小时才能完成。总之,时间经过记录会让自己有了更直观的“花费”。

 

知道时间在各类事项上的真实使用情况,才能有的放矢地调整和安排。

 

第三条:减少被动时间

 

多数被动时间都是消耗性的,是日常生活中被“浪费”的,那要如何减少被动时间?找到触发被动时间产生的开关。

 

比如很多人喜欢刷短视频,可以一刷好几个小时。背后的触发机制是刷短视频的动作不用思考,这个过程能给自己大脑带来最直接的快感。

 

心理学家迈克尔·舍默指出:“大脑具有一种特性,和预期模式提供的报酬相比,没有预期的模式给予的报酬会带来更大的喜悦。”

 

举个极端的例子,那些沉迷于赌博的人们,心里就是这种“没有预期的模式下给予的报酬”,让大脑觉得自己特别开心。实验表明,这样的开心幸福感并没有比有预期的幸福感多,因为经历过后常会有不踏实的感觉。

 

那如何减少被动时间消耗呢?让触发器失灵或替换触发器。比如累的时候喜欢刷短视频,可以告诉自己的大脑刷短视频后自己会更累(失灵),不如听喜欢的音乐(替换),也可以让自己放松下来,或是直接用运动来替代。

 

合理安排时间的前提是知晓哪些时间是值当用的,哪些是根本不必要花时间的;被动时间很显然多数是不值当特意关注的。

 

当我们知道自己的时间都流向哪里以后,才能把更多的主动权握在自己的手里,而不是被动接受“命运”的安排。

 

二、设计你的时间

 

足够了解自己对时间的使用情况后,我们可以根据自己内心的需要来合理安排时间。也就是说,时间管理最终的目的是为我们想要实现的未来服务的。

 

从被动化为主动,设计你的时间,让未来只受自己掌控。你希望自己成为什么样的人,时间就要按成为这样人的条件去安排和设立。

 

比如说想成为律师,就先要取得司法考试的通过,那势必要安排出大量时间看书、做题,然后才能通过笔试、面试等。

 

每个人的生活基本上都被分为三块:工作、家庭和自己。在工作和家庭之外,自己肯定也想要达成的目标,设定目标的核心在于“按照自己的意愿来选择”。

 

设计时间的要点之一:知道自己想要做什么

 

内在动力才是管理的核心源,有迫切达成的愿望,才能让容易受干扰的大脑按照心中所想行事。如果没有明确的目标,时间就很容易流逝。找到内心渴望可以从三点入手:

 

先从爱好上找自己持续有兴趣的事件;

 

给予自己实践的机会,找出真正的兴趣点;

 

那些自己平时愿意在上面花时间的事情,可能是自己真正喜欢的。

 

设计时间的要点之二:按时间类别来区分使用时间

 

有了想要做的事情,就可以从每日的时间中来拔出可用时间来实现。但哪些是可用时间呢?当然是要去掉必要的生活时间(睡觉、吃饭等),还有必要的工作时间、家庭时间抛开以后,剩下的才是可以机动利用的时间。

 

对于多数人来讲,机动利用时间是固定的,重点在于把这些时间利用好。本质上是让大脑在合适的状态下进行合适的事项,也可以理解为以精力进行一个掌控。

 

比如下午三点钟拜访客户,促成合作的可能性更大,因为这个时间段人脑更容易听进别人的劝说。

 

对于个人来讲,在统筹安排自己的一天时间时,要把用脑的事情安排在精力最好的时候,其他不重要或是放松的事情可以依具自己精力状态排序。

 

这样即保证了数量,也保证了质量。

 

比如很多企业家们都会在早晨处理一些疑难事情,也有早起运动的习惯,主要原因在于一天当中,早晨是激发大脑的好时机,也是处理复杂问题的好时间。

 

设计时间的要点之三:让时间的设计在合理的成长空间内

 

跑友圈里有句俗话:想跑马拉松,先要累积到一定的跑量才可以。因为全马42.195公里,不是每日只跑5公里的人就能达到的距离,还需要一定训练时长的加持,每天增加一些跑量,才能让身体慢慢接受可以跑这么远的距离。

 

目标可以定,但是不能定得太离谱!想要时间高效运转也可以,但这个高效要根据自己的情况“量身制作”:可以有一点向上的要求,但是不能有太高的期望。

 

我们可以给自己的每天安排很多想要做的事情,但是不能要求自己在一天内就把所有事情都做到完美,而是要根据自身对时间的掌控情况,适当搭配难易事件交替安排。

 

比如早晨运动20分钟,激活大脑以后再去处理有点难度的学术研究;或是午饭后到户外放松一会,做一些不需要太过脑的整理收纳事项。若是自己的精力主要在晚上八九点钟最旺盛,可以把近期最想达成的事情都安排在这个时间段处理(比如备考等需要非常认真对待)。

 

让时间的安排可以光明正大的激励我们,我们一直在成长当中,一直行走在遇到更好自己的路上。而不是让看着强大的目标吓跑我们想要精进的内心。

 

三、管理时间,掌控人生

 

看似说的是时间管理,实质上我们说的是人生管理。因为你的人生就是由每一份花费的时间组成。在时间的长流里,我们做了一些事情,然后最终这些事情塑造了我们自己。

 

“思考如何利用一天24小时,就是思考如何度过人生。”我们以为只是度过的平常日子,再回首时会发现正是过往的普通成就了当下的自己。如果那时就能把握一些东西,是不是现在的自己会更让自己满意心动呢?

 

时间管理是一种手段,提高自身思考力和行动力才是根本。我们想要的成功都需要用时间去换——花时间提升自己的工作技能,扩大自己的视野,迭代我们的格局。

 

鲁迅说:“时间就像海绵里的水,只要愿意挤,总还是有的。”想要让时间得到更好的利用,除了挤时间外,我们还可以让时间发挥更大的效用。比如利用注意力提高时间密度,让大脑更高效的运作和用科学的方法提升行动力。

 

1.利用注意力提高时间密度

 

时间是有限的,精力也是有限的,密度增加,质量就高。人的意志力是保证精力充足的能力之一,在消耗到一定程度时,意志力是会失去抵抗的。所以需要我们人为把意志力用在该用的地方,而不是用在抵抗美食的诱惑或是家长理短的琐事当中。

 

有什么方法可以减少意志力的不合理使用呢?可以主动减少意志力使用的情境,比如智能手机常推送广告,也会让人分神,那就关掉它,只把重要的、需要解决的事情做成闹钟记录在手机里,到时就有提醒,也是有效减少意志力的消耗。

 

做事情时,如果总是被他人的各种意见扰得心烦,不如在听取意见之前,先确定好内心中的最优解,或者干脆减少意见、不听意见,只按心中所想行事。总是优先听取别人的意见,本质上是对自己的一种不信任,声音太多反倒容易迷失。

 

此外,也可以有意识地锻炼自己,让注意力更容易调动和集中,比如通过散步或专注力练习,让自己的注意力不被轻易消耗。

 

2.让大脑更高效的运作

 

《思考快与慢》中有说,大脑的运转机制有两套,本质上大脑会常用“懒”的那套。所以让大脑高效运作的秘诀是让“懒”实现。即给大脑设计有奖赏或是有易满足的指令。比如,吃到食物的满足感,可以通过锻炼和暗示,让大脑觉得吃自己亲手做的食物更有满足感。

 

此外,也要学会让大脑适时放松,在高速运转后有一定的放松时间,让大脑养成一种良性习惯,需要动脑时可以毫不费力的高效运转。

 

散步、听音乐、冥想都是好方法。大脑虽然是全年无休运作模式,但是它也需要一些节奏感来提高“兴趣”。适当的放松会让大脑如同吸收了新鲜空气般,重新焕发活力。

 

3.用科学的方法提升行动力

 

行动力的提升中,重要在于让行动更有“成效”,而且让大脑认可成效的奖励。比如看完一本书可以获得金钱奖励,还能让别人夸奖和参观一个博物馆后必须写观后感,肯定是前者更让人想要立刻行动。

 

我们要学会制造乐趣,把工作看成打通关游戏,把学习看成是旅游等等,自我暗示和让自己兴奋的激励也能更好地助我们掌控时间。

 

也可以制定行动目标——不是宏伟的大目标,而是拆解成各个小份的小目标,稍微用力就可以达成,也能让我们更有动力和信心接力完成整个大目标。

 

行动目标的设定要义是难易适度,比如以一周为单位,即使今天有事进度有了一点推后,也还会有“还有时间补救”的错觉,在接下来的几天里可以挽回。

 

管理时间的目的是让时间花费得更有价值,最终这些价值成为我们为人一生的真正成就。

 

四、结语

 

著名哲学家海西阿德说:“善于掌握自己时间的人,是真正伟大的人。”透过伟人光华的外袍,我们也能习得伟人的一些方法来精进自己的人生。

 

时间管理不是终极目的,只是通过管理时间这个手段,能让我们更清晰地看到自己想要的未来。人生可以设计吗?当然可以!只要你下定决心,愿意认真负责对待自己人生中的每一分钟,你的人生就会按你设计的方式行走!

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